Các bước xây dựng kịch bản ra mắt sản phẩm mới logic, đầy đủ cho công ty

     

Bước đầu tiên trong việc thu hút sự chú ý đối với sản phẩm mới ra mắt chính là một buổi họp báo ra mắt sản phẩm với giới báo chí, đối tác và khách hàng mục tiêu.

Bạn đang xem: Các bước xây dựng kịch bản ra mắt sản phẩm mới logic, đầy đủ cho công ty

Chính vì vậy, trong bài viết này, Trái Cây Vuông Tròn sẽ giúp bạn thống kê những lưu ý quan trọng nhất trong việc xây dựng kịch bản họp báo ra mắt sản phẩm mới.

Xem thêm : Mẫu kế hoạch ra mắt sản phẩm mới

1. Tại sao cần chuẩn bị kịch bản họp báo ra mắt sản phẩm mới?

Đã từ lâu, họp báo được coi là một hoạt động truyền thông phổ biến, đôi khi mang tính chất bắt buộc trong hoạt động của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Bên cạnh các đối tác, khách mời thì những đơn vị báo chí góp mặt trong buổi họp báo sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải những thông tin cụ thể về sản phẩm mới tới các đối tượng khách hàng mục tiêu.

Từ đó không những nâng cao được hình ảnh của doanh nghiệp mà còn đưa doanh nghiệp tới gần hơn đối với người tiêu dùng.

Chuẩn bị kịch bản họp báo ra mắt sản phẩm mới sẽ là cách tốt nhất, chuyên nghiệp nhất, giúp buổi họp báo được diễn ra suôn sẻ, hệ thống công việc một cách hợp lý, sắp xếp có thứ tự và tránh được các rủi ro liên quan đến thời gian,

Nếu có rủi ro phát sinh trong quá trình tổ chức họp báo thì việc có một kịch bản cụ thể, chi tiết ngay từ đầu sẽ giúp cho MC cũng như ban tổ chức xử lý tình huống phát sinh một cách bài bản, có sự chuẩn bị hơn.

Từ đó sẽ giúp cho chương trình họp báo được thành công, chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với các đơn vị báo chí đưa tin nói riêng và khách hàng có quan tâm tới thương hiệu nói chung.

Xem thêm: : Kịch bản chương trình lễ ra mắt sản phẩm

2. Các bước xây dựng kịch bản họp báo Ra mắt sản phẩm mới

Để xây dựng được kịch bản họp báo ra mắt sản phẩm mới đầy đủ, chỉn chu, người lập kịch bản cần phải chuẩn bị những thông tin cơ bản sau:

Bước 1: Xác định thời gian, địa điểm và mục đích của buổi họp báo:

Thông thường, họp báo ra mắt sản phẩm mới sẽ được tổ chức vào buổi sáng, hoặc đầu giờ chiều và kéo dài tầm 3 tiếng. Việc chọn lựa thời gian tổ chức thường ưu tiên dựa vào đặc điểm của khách mời, chọn thời gian sao cho thuận lợi nhất, càng nhiều khách mời tham gia được càng tốt.

Tùy theo kinh phí cũng như chiến dịch truyền thông mà mỗi doanh nghiệp sẽ có lựa chọn riêng về địa điểm tổ chức họp báo. Tuy nhiên, địa điểm tổ chức nói chung phải đạt được một số yêu cầu nhất định:

  • Có sự phù hợp với tầm vóc và quy mô của công ty
  • Thuận tiện cho việc đi lại của khách mời tham dự, dễ dàng setup
  • Không gian lịch sự, nhã nhặn, trang trọng
  • Hệ thống âm thanh và ánh sáng luôn được đảm bảo

Mục đích của buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới chính là launching sản phẩm mới, đưa đến cho khách mời một cái nhìn tổng quát nhất về sản phẩm mới. Vì vậy, người chuẩn bị kịch bản cần tránh chuẩn bị nội dung sa đà vào các vấn đề không trọng tâm như: lịch sử hình thành công ty, quá trình phát triển hay diễn giải về các sản phẩm cũ,...

Bước 2: Liệt kê tên và thông tin các hạng mục trong kịch bản

Các phần trong kịch bản cần được phân chia một cách rõ ràng, giúp ban tổ chức dễ dàng hơn trong việc phân công công việc. Một số hạng mục quan trọng trong kịch bản có thể kể đến:

  • Phần kịch bản MC
  • Phần liên quan trực tiếp đến sản phẩm (video về sản phẩm, thuyết trình sản phẩm,...)
  • Phần giao lưu, đặt câu hỏi của khách mời.
  • Phần tiệc trà bánh nhẹ tiếp khách

Bước 3: Chuẩn bị người thuyết trình và bài diễn thuyết trong buổi họp báo

Sự trơn tru trong việc truyền tải thông điệp của sản phẩm mới sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp ghi điểm trong mắt các đơn vị báo chí, đối tác và khách hàng mục tiêu. Chính vì vậy, người thuyết trình và bài thuyết trình ra mắt sản phẩm mới phải đáp ứng được một số tiêu chí sau đây:

  • Người thuyết trình nên nói rõ ràng, dễ hiểu, truyền tải được nội dung của sản phẩm cũng như mong muốn của nhãn hàng.
  • Không đưa quá nhiều quan điểm cá nhân vào bài thuyết trình, dễ làm sai lệch, gây nhiễu thông tin.
  • Bài thuyết trình có độ dài vừa phải, tránh lan man, sa đà vào nhiều vấn đề không cần thiết như phân tích hành vi khách hàng, kế hoạch phát triển dài hạn,...

    Xem thêm: Giới Thiệu Về Cây Thanh Long, Thuyết Minh Về Cây Thanh Long

  • Bài thuyết trình nên được chia thành 3 phần cụ thể: Lý do phát triển sản phẩm mới, giới thiệu toàn cảnh về sản phẩm mới, thông báo về thời gian ra mắt sản phẩm tới người tiêu dùng.

Bước 4: Phân công nhân sự phụ trách

Sự tổng hòa nhịp nhàng của các bộ phận liên quan tới chương trình sẽ là điểm cần lưu ý tiếp theo. Bộ phận tiếp tân, bộ phận phụ trách âm thanh, ánh sáng hay các bộ phận marketing, tổ chức,.... đều cần có sự phân công cụ thể.

  • Các thành viên ban tổ chức nên có mặt 1 tiếng trước khi họp báo diễn ra để setup phòng, kiểm tra hệ thống kỹ thuật, sắp xếp chỗ đứng tác nghiệp cho phóng viên, đón tiếp, chỉ dẫn chỗ tác nghiệp cho phóng viên.
  • Phòng marketing/truyền thông phụ trách các vấn đề liên quan đến sản phẩm mới.
  • Phòng chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ tiếp nhận phản hồi của khách hàng trước, trong và sau khi buổi họp báo ra mắt sản phẩm.
  • Tất cả các bộ phận có liên quan nên có một buổi tổng duyệt chương trình trước khi họp báo diễn ra.

Bước 5: Liệt kê các ghi chú liên quan khác

Trong quá trình diễn ra họp báo, khó tránh khỏi một số vấn đề liên quan đến âm thanh, chỗ ngồi xa/gần,...có thể là tác nhân khiến người đưa tin khó có thể tiếp cận được toàn bộ bài diễn thuyết.

Chính vì vậy mà việc chuẩn bị các tư liệu giấy liên quan, thiết bị hỗ trợ như mic (khi khán giả muốn đặt câu hỏi), trà bánh nhẹ (người tham gia thưởng thức trong quá trình họp báo),... cũng là một điểm cộng rất lớn cho thương hiệu.

3. Những lưu ý khi xây dựng kịch bản họp báo ra mắt sản phẩm

Kịch bản họp báo nên được ưu tiên liệt kê chi tiết thay vì liệt kê một cách quá tổng quát, chung chung. Càng chi tiết bao nhiêu thì buổi ra mắt sản phẩm mới càng thành công và suôn sẻ bấy nhiêu.Bên cạnh đó, việc phân công đúng người phụ trách, chuẩn bị những phương án dự phòng cũng là nhân tố không thể bỏ qua.

Một điểm lưu ý tiếp theo chính là lên kịch bản dựa theo loại hình sản phẩm. Lấy một ví dụ cụ thể, nếu doanh nghiệp/tổ chức của bạn có sản phẩm mới liên quan tới đối tượng khách hàng là nữ giới thì việc chuẩn bị một buổi ra mắt có không khí nhẹ nhàng, ấm cúng cùng một bữa tiệc teabreak nhẹ sẽ là một hình thức ghi điểm thực sự ấn tượng mà không hề phô trương.

Xem thêm: Làm Sao Để Đậu Đại Học Năm 2021, Muốn Đỗ Đại Học, Hãy Đọc Kỹ Bài Viết Này

Ngoài ra, người xây dựng kịch bản cần chú ý tham khảo ý kiến khách quan từ khách hàng mục tiêu, các bên chuyên tư vấn tổ chức sự kiện,... để tạo ra một kịch bản hoàn chỉnh.

Một buổi launching event có thành công hay không phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khách quan, tuy nhiên không thể phủ nhận vai trò quan trọng của một kịch bản chỉnh chu, mạch lạc và có tính logic. Hi vọng những lưu ý mà Trái Cây Vuông Tròn đưa ra sẽ giúp bạn hoàn thành kịch bản họp báo ra mắt sản phẩm mới của riêng mình một cách tốt nhất!